Generalidades
Qué es HWD POS, los roles y los conceptos clave que todos comparten.
1.1 Qué es HWD POS
HWD POS es el sistema con el que la ferretería hace toda su operación diaria: cotizar, cobrar, manejar la bodega, comprar a proveedores, preparar y repartir pedidos, dar crédito y consultar reportes. Todo queda conectado: una misma venta se sigue desde la cotización hasta la firma del cliente en la entrega.
Se usa de tres maneras, y las tres muestran las mismas pantallas que aparecen en este manual:
| Dónde | Para qué | Qué tiene de particular |
|---|---|---|
| Terminal de escritorio (aplicación HWD POS) | Cajas, mostrador, bodega y oficina | Imprime en las impresoras de la tienda y maneja el lector de tarjetas por USB |
| Tableta o teléfono (aplicación HWD POS) | Reparto, firma del cliente y consultas | Cámara para leer códigos y tomar fotos, y NFC para las tarjetas en teléfonos que lo traen |
| Navegador de una computadora | Consultas y administración | Algunas funciones de dispositivo (tarjetas, lector nativo) solo existen en la aplicación |
Cómo instalar y conectar cada aplicación se explica en Aplicaciones.
1.2 Roles y accesos
Cada persona entra con su propio usuario, que tiene uno o varios roles. El rol decide qué menús y botones ve. Además, el administrador puede conceder o quitar permisos sueltos a una persona sin cambiarle el rol (capítulo K).
| Rol | Para qué sirve |
|---|---|
| Super Admin | Acceso total. Uso exclusivo del responsable técnico. |
| Admin | Administración completa: configuración, usuarios, dispositivos, tarjetas, reportes. |
| Gerente | Supervisión: aprobaciones, reportes, utilidad, precios y envío de documentos por correo. |
| Caja Gerente | Todo lo de Caja más cierres X/Z, devoluciones, anulaciones y reembolsos. |
| Ventas Senior / Normal / Junior | Cotizaciones, con límites de descuento de mayor a menor. |
| Caja | Cobrar, abrir y cerrar su caja, dar cambio, cupones y venta rápida. |
| Bodega | Inventario: entradas, salidas autorizadas, conteo físico, daños y transferencias. |
| Compras | Proveedores, marcas, órdenes de compra y recepción. |
| Entrega | Preparar y despachar pedidos pagados. Se combina con Bodega. |
| Envío | Reparto a domicilio con la tableta: foto, firma y resultado. |
| Finanzas | Estado de cuenta, reportes financieros, conciliación y cuentas por cobrar. |
| Auditor | Consulta de auditoría y reportes, sin modificar nada. |
Si no ve una opción
Su rol no la tiene habilitada. Es lo esperado; pídala a su administrador solo si su trabajo la necesita.
1.3 Conceptos clave
| Concepto | Qué significa en el día a día |
|---|---|
| Recorrido de la venta | Cotización → Pedido → Factura → Entrega → Envío. No todas las etapas aplican siempre: lo que el cliente se lleva en el mostrador no pasa por Entrega. |
| Número de operación ORD-… | Toda la venta comparte un mismo número. Basta escribir el número suelto (por ejemplo 1104) en cualquier buscador para encontrar la operación entera. |
| ITBMS | Se calcula sobre el precio de lista; el descuento se resta al final, después del impuesto. Por eso un descuento del 7 % con ITBMS del 7 % deja el total igual al subtotal. |
| Impresión en el servidor | Al imprimir se abre una ventana para elegir la impresora; el servidor genera el documento y lo manda. No depende del navegador. |
| Unidades y modelos | Un producto se vende en varias unidades (unidad, paquete, caja) y puede tener modelos (color o tipo) con su propia existencia y su propio código de barras. |
| Aprobaciones | Un descuento alto, un precio bajo el mínimo, un crédito sobre el límite o una existencia negativa esperan la aprobación de un supervisor. |
| Evidencia | Firma, fotos y nombre de quien firma, que quedan guardados en el crédito, la nota de entrega o el envío. |